今日はメールアドレスの使い分けについて、ご報告します。
メールマガジンなどの情報発信時には「自分個人のメールアドレスから送信するのではなく、送信専用のアドレスを用意したほうがいいですよ。」という話です。
ユーザからの質問
質問）
大量のメール配信を定期的に実施予定なのですが、
送信メールアドレスは、個人のアドレスではなく違うアドレスを指定するようにしたほうが良いでしょうか？
また配信に際して大量のエラーメールが発生すると思っています。配信先すべてが受信するとは限らないのでエラーメールで受信ボックスが溢れないようにしたいですね。
エラーメールって、フォルダ作ってエラーメールを入れるようにするものですか？
ちなみに送信はWebフォームに入力して送信を実行しますが、受信はOutlookでの受信となります。
こういう質問がきました。ユーザの頭の中で概ね結論は出ていますね。
回答は簡単です
結論から申し上げますと、想定にある両方組み合わせるのがよさそうです。
受信したエラーメールはOutlookルール設定でフォルダ分けするのを前提として、そのフォルダ分けのルール設定に配信専用アドレス（例えば<deliver＠hoge.jp>という感じで）を用意する、という方法がいいと思われます。
つまりルール設定において、宛先が<deliver＠hoge.jp>に送られてきたメールはすべて特定のフォルダに保管されるようにOutlookでルール設定をしておくことで、<deliver＠hoge.jp>に返送されるエラーメールはもれなく特定のフォルダに仕分けされる、という具合です。（このとき<deliver＠hoge.jp>アドレスは別の用途に使用しない、ということがポイントです。）
ポイントとしては
- 事前に送信専用アドレス（例<deliver＠hoge.jp>）を作成しておく
- Outlookルールで（例<deliver＠hoge.jp>）宛てメールはすべてエラーメールフォルダに移動するように設定しておく
- メール配信の差出人アドレス（送信元アドレス）が（例<deliver＠hoge.jp>）となるように設定しておく
の3点です。
裏で（管理者側作業として）
- メールサーバに<deliver＠hoge.jp>をaliasか一ユーザとして作っておく
- <deliver＠hoge.jp>の転送を担当ユーザの実アドレスに設定しておく
これをユーザの準備と同時に進めておきます。
もうちょっと詳しく
送信専用アドレス、というのはメールサーバで用意しておきます。正確にはReturn-Pathを考慮するという話なのですが、ユーザはそれほど詳しくない環境ではあれこれ指定を増やすよりはシンプルにまとめたほうが受けがいいです。
まずは送信ユーザからみると<deliver＠hoge.jp>というアドレスは送信専用かつエラーメールを受け取る専用、というアドレスという位置づけにします。
メール配信を受ける（受信する）ユーザ側からみると、送信元<deliver＠hoge.jp>と言うメールを受け取ることになります。メールフィルタでエラーだった場合にはユーザのメールボックスへの配送前にメールサーバから<deliver＠hoge.jp>にエラーメールを配送します。
送信ユーザとしては、エラーメールでメール不達ユーザは把握しておきたいところがあるので、メールサーバでエラーメールを受信したいユーザのメールアドレスに対して転送を掛けておきます。
大量配信後のエラーメールで受信ボックスが一杯になってしまうとメールの選別が大変です。しかも宛先のメールサーバによってエラーになるタイミングがズレることもあるので、<deliver＠hoge.jp>宛てに来たメールはすべてフォルダに振り分けてしまうようメールソフト（Outlookなど）で<deliver＠hoge.jp>宛てのメールは一つのフォルダに移動してしまうようなルールをあらかじめ設定しておきます。
とりあえずここまでやっておくと、大量配信メールを自分のメールソフトで処理することになったとしても、自分が受信するメールとごっちゃになって手間がかかる、ということにはならなくなります。
ユーザの立場では
ユーザの立場ですと目の前にあるOutlookのようなメールソフトですべてどうにかしようという思考になりがちですが、実際にメールサーバを管理している管理者に相談すると、もうちょっと洗練された整理を自動化することが可能になります。
これどうしよう…と思った時には、ぜひとも社内のメールサーバの管理者にご相談されることをお勧めしたいですね。いいように整えてくれるはずです。
