treedown’s Report

システム管理者に巻き起こる様々な事象を読者の貴方へ報告するブログです。会社でも家庭でも"システム"に携わるすべての方の共感を目指しています。

人に任せるのって難しいなぁ…と思った話

今日は昨日の<自分用マニュアルを作ろうと思った時 - treedown’s Report>から、人を使う・人に任せるのって難しいんだなぁ、と思ったことをご報告します。

人は思うとおりに動かない

例えばメンバー5人~10人くらいで一つのプロジェクトを進めていたとします。
あれ、どうなったっけ?というときありますよね。
そのとき、メンバーの誰に聞いても「それ誰がやるんですか?」みたいなリアクションされたことありませんか?
もしくは「誰かやってるんじゃない?」みたいなリアクションだったり。

実際にアテにしていた人(やると思っていた人)からこれを言われると結構ショックですよね。
てっきりやると思っていた人が全く手を付けていないときの衝撃はなかなかのものです。

コミュニケーション不足?

正直、コミュニケーション不足って一言で片づけられないような感じもします。自分は密にコミュニケーションを取っていたつもりでも、相手にはそれが自分のタスクとして伝わっていなかった、ということもあります。
マニュアルのくだりで言えば、マニュアルを渡しているのにそのマニュアルに沿って業務を進める、というつもりが全くない人とか、そもそもマニュアルを見る習慣がなくてマニュアル読まないから自分のやるべきことを感覚で把握しているだけ、ということとか。すれ違いというのもちょっと違う気がします。
こういうのってなんで起きるのかがいま一つピンと来なくて、知っている人がいたらどなたか教えてほしいくらいです。

タスクを整理して具体的に

そんな「これ誰やるの?」を防ぐために、やりたいこととかやらなきゃいけないことがアレコレと出てきたところで、必ずやるのが
「整理する」
という段階です。発言を繰り返すかたちになってしまうので、相手がせっかちな性分だとイライラされてしまうこともあるのですが。(反省)

具体的に「○○という作業は私がやりますね。」とか「○○についてはAさんにお任せしていいですよね?」とか。
一通り話が出そろったところで、やらなきゃいけないことは誰が責任もって進めるのか、ということを一つ一つ確認をしていきます。
「まとめると…」というセリフで誰が何をいつまでにやるか、という話をタスクの一つ一つについて最後に確認する、というのも多少効果があります。そういうまとめを話しているときに「えっ?私がやるんでしたっけ?」とか言われることもしばしばありますから、そういう時には「未来のすれ違いが防止できたんだな」とちょっとホッとすることもあります。

結構打合せの会話でよくある、誰がいつまでにやるかボンヤリしたまま「各自やりましょう。」でまとまるミーティングって要注意なことが多いですよね。

他の人はどうやって防止しているんだろう…?気になります。