treedown’s Report

システム管理者に巻き起こる様々な事象を読者の貴方へ報告するブログです。会社でも家庭でも"システム"に携わるすべての方の共感を目指しています。

Outlookの検索結果が少ないor出てこない

「Outlookで検索すると出てくるはずのメールが出てこなくて困っている。」
という問合せを受けて対処をしてみました。
状況にも依りけりですが、今回はPC入替に伴う症状のため、インデックスの再構成をやってみた、という内容のご報告です。

PC入替えたユーザから

「Outlookを検索すると、メールの検索結果が以前と違うんですよね。」
そんな問合せから始まりました。
はて?いったいどういう症状でしょうか?
「検索するでしょ?で、検索結果が出ますよね。その検索結果が
 "すっごい古い"か"すっごく直近"のどっちか、その中間がないんですよ。」

うーん。画面を見せてもらいました。
図:検索結果画面例

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確かに、当日のメール以外は1月19日、その後は前年の12月のメール、でさらに飛んで10月のメールとなっています。

「必ず毎月メールの送受信をしている相手だから検索結果がこんな少ないのはあり得ないんですよね。」

こうして対処を実施することになりました。
対象PCはWindows8.1、Office2010を使っているのでOutlookも2010を利用しています。

原因として考えること

原因はインデックスの構築が追い付いていない、ってことだという仮説のもと、対処を進めることにしました。
と、いうのも、このPCは調子が悪くなってOS再インストールしたPCなのです。
参考URL:またしてもlsass.exeがリソースを食い尽くす - treedown’s Report

再インストール&キッティング時には代替機にデータ移行し、しばらく代替機で業務を実施、作業が完了したPCに代替機から再びデータ移行、という手順でPCの再インストールを実行しました。

そうなると、新PCに突然数GBの.pstファイルがやってきたことになり、そこのインデックスの再構築に時間が掛かっている、と考えることができます。

早速インデックスの再構築

インデックスの再構築は「コントロールパネル」から「インデックスのオプション」を選択して画面を開きます。

図:インデックスのオプション画面

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ここに「Microsoft Office Outlook」という項目があり、この画面からインデックスの再構築を実行することになります。画面の上のほうでは「381個のインデックスが作成されました。」とメッセージが表示されますが、あまりに少ないのでインデックスの作成が間に合っていないことがうかがい知れます。
この画面で「Microsoft Office Outlook」をクリックしたのち「詳細設定」ボタンをクリックします。

図:詳細オプション画面

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この画面の「トラブルシューティング」欄にある「再構築」ボタンをクリックしてインデックスの再構築を実行します。

待ち時間は長いので、その画面のまま、しばらく放置してもらえるようユーザにお願いして、対処が完了です。

数時間後

どうですか?
検索結果を尋ねてみれば
「いやぁ~、いいですよ。検索結果が戻ってきました。」
と色よい返事。
ちょっと見せてもらったらば、確かに対処前に見せてもらった画面と同じキーワードで検索した検索結果画面が歴然とした違いを見せています。

図:検索結果(対処後)

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何せびっしり出てきていますから、インデックス一つでこんなにも変わるんだな、と実感しました。

(再インストールなどに伴う)PC環境移行やデータ移行のあとには、忘れずインデックス再構築、
これを覚えておくようにします。