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treedown’s Report

システム管理者に巻き起こる様々な事象を読者の貴方へ報告するブログです。会社でも家庭でも"システム"に携わるすべての方の共感を目指しています。

(2/2)メール受信専用アドレスを用意する意図

昨日に続きましてメール受信専用アドレスのいいところについてご報告します。
まだの方はこちらからどうぞ。

blog.treedown.net

今日は期待される役割のうち、三番と補足説明で構成されています。
※期待される役割(一番と二番は昨日のリンクからどうぞ)

  1. ログインIDを別名にすることによるセキュリティ
  2. 登録先別にアドレスを用意することで迷惑メール対策
  3. 受信したメールをきれいにルールで振り分ける

3)受信したメールをきれいにルールで振り分ける

2番とちょっと被る内容ですが、gmailでの「+」付きアドレスを1企業1アドレスで生成して登録するようにしておくと、フォルダ分けも楽になります。
よく、送信元アドレスが複数の種類使い分けているメール、受け取りませんか?
@前のユーザ部分が「info」だったり「send」だったりといろいろな文字列になるばかりか、@以降のドメイン部分も「@hoge.com」だったり「@jp.hoge.com」だったり「@mail.hoge.com」だったりと使い分けている場合があります。
登録したのは一つなのに、配信メールの都度アドレスが変わるので、メールフィルタで分類するのも一苦労…ということがあります。
これを簡素化するためには、登録メールアドレスは「1企業1サービスで一意な1メールアドレスで登録する」というのがお勧めです。
つまり上述の繰り返しになりますが

  • A銀行の登録「hoge+aginkou@gmail.com」
  • Bサービスの登録「hoge+Bservice@gmail.com」
  • Cサービスの登録「hoge+cserv@gmail.com」

他の登録に上記の文字列(アドレス)を使わないようにする、ということを自分ルールとして徹底します。
こうすると、A銀行絡みの受信メールはすべて「hoge+aginkou@gmail.com」に送られてきますので、メールルールとして「hoge+aginkou@gmail.comに送られてきたメールはA-Ginkoフォルダに移動する」というフィルタを一つ作成すればメールの振り分けはばっちりです。送信元のアドレスが何になろうが「hoge+aginkou@gmail.com」はA銀行の登録にしか使っていなければA銀行絡みのメールはすべてA-Ginkoフォルダに移動することが可能になります。

大手のメールって、おそらくメールの発行部署によってアドレスが変わる、ということが多いように感じます。しかも送信元アドレスっていつ変わるかわからない、という特徴があるので、1サービス1メールアドレスで登録アドレスを分けるようにしておけば、ルールによっての振り分けが人間に分かりやすい振り分けにもなりますのでメール整理が容易になります。

ちょっとしたポイント

「+」をつけることで受信専用のアドレス文字列になることは分かった、でもサービスの数だけ文字列を考えるのは面倒だ、と言う方向けに私がやっていることを。
サービスのURLのアドレスバーに着目です。たとえばはてなのアドレスは
図1:アドレスバー

f:id:treedown:20160517100445p:plain
<www.hatena.ne.jp>です。

もしここにメールアドレスを登録するのなら<hoge+hatena@gmail.com>という具合に「+」以降は登録するサービスのドメイン部分を付けておく、という風にしておくと自分で考えなくていいですし、サービス毎のメールアドレスを識別するのも容易になります。
つまり前出のBサービスの登録「hoge+Bservice@gmail.com」の場合だと、仮定されるURLは<www.bservice.com>という感じです。「+」以降はドメイン名、と命名規則を自分で用意しておけばそうそうめったに被ることもなくなります。もちろん<www.bservice.com>と<www.bservice.jp>の二種類があるケースもありますので、この場合には「hoge+Bservice-com@gmail.com」と「hoge+Bservice-jp@gmail.com」のような具合に区別できるようにちょっと工夫が必要ですが、そうそうめったにないですよね。

ちょっとしたポイントその2

「+」を使うGmail中心で話をしてきましたが、Yahoo!やOutlook.comは作成数に制限があるため、そうポンポン使うわけにはいきません。しかもYahoo!では削除回数が決められているため、使えなくなる場合もありますので、これは注意が必要です。
じゃあ、Gmailの「+」アドレスだけでいいじゃん、と思う人がいるはずですが、意外と世の中には「+」付きのアドレスは「不正な文字列です」とエラーを出して登録をさせないサイトも結構あるのです。こうなると「+」付きでアドレスを用意することができないので、どうしても別の方法が必要になります。
そこでOutlookのaliasなどを使って「+」が使えないサイトの登録をするわけです。
ご自身でメールアドレス作り放題のサービスをお持ちでしたらそちらを使う手もありますが、フリーメールだけで用を済ませている場合には、

  1. 極力Gmailの「+」付きアドレスで登録する
  2. 「+」付きアドレスを受け付けないサービスにはOutlookなどのaliasで登録

という二段構えで代替のサービスはaliasアドレスで利用可能です。
メールの受信環境を一か所にしたい場合にはメインで利用するメールサービスに転送するようにしておけばOKです。

自分の制御不可能な迷惑メール

迷惑メールの受信はいろいろと面倒なことが多いのですが、一番の問題はどれだけセキュリティに注意していても自分の制御不可能なところでアドレスが漏えいすると迷惑メールを受信してしまう、という点が第一です。
サービスに登録先のセキュリティに対して一登録者の自分がアレコレできるものではないので、せめて登録するアドレスでうまくコントロールできるように自衛しておく、というのが初心者向けとして第一にお勧めしたいところです。

こういう情報は巷に溢れていますが、初心者が「なんで、登録するアドレスをわけなきゃいけないの?」と質問されたときに説明が面倒になった上級者の方、
「この記事読んでみ」
とURLを送るだけである程度理解してもらえるかもしれません。